como aumentar a produtividade de suas reuniões em 4 passos

Em muitos ambientes corporativos, acontece um verdadeiro paradoxo: a produtividade é cobrada constantemente da equipe, ao mesmo tempo em que as empresas insistem em manter alguns processos que demandam muito tempo e comprometimento dos colaboradores, e por vezes, não entregam os resultados desejados.

Um exemplo desses procedimentos são as famosas reuniões que, em grande parte das vezes, acabam sendo não tão produtivas e desperdiçando tempo dos envolvidos sem trazer benefícios práticos.

No entanto, esses momentos corporativos, se feitos da maneira correta, podem ser uma excelente ferramenta para a comunicação entre a equipe, tomada de decisão e gestão do trabalho.

Confira 4 pontos que podem ajudar a tornar as reuniões de negócios mais produtivas. 

Objetivo
Tenha o objetivo da reunião bem definido. A finalidade do encontro deve ser clara e de conhecimento prévio tanto por parte da organização, quanto de todos os participantes. Definir o objetivo é essencial para desenvolver a pauta de cada reunião e manter o foco dos participantes no que realmente importa.
Para ajudar a definir a finalidade do evento, duas perguntas fundamentais devem ser respondidas: Qual é o tema a ser discutido e qual é o resultado prático desejado com o encontro?

Planejamento
Seguir o roteiro planejado para uma reunião pode ser uma tarefa mais complexa do que se espera, especialmente quando os participantes estão em grande número ou pertencem a diferentes setores da organização.
Por este motivo, é muito importante que um dos organizadores exerça o papel de líder no encontro e conduza a reunião, seguindo a pauta pré determinada.

Foco
Um problema comum em reuniões de trabalho é a falta de foco dos participantes. O encontro até pode ter um início produtivo, mas com o passar do tempo as pessoas tendem a ficarem dispersas e aí acabam surgindo focos de conversas paralelas.
Nestes momentos, é importante recuperar a atenção dos colaboradores e retomar o planejamento da reunião. Isso pode ser feito por meio de perguntas estratégicas que estimulem a comunicação e alinhem a discussão com os objetivos da pauta.

Conforto
Por fim, a qualidade das cadeiras também desempenha papel importante no fluxo de uma reunião. Passar muito em um um assento desconfortável pode afetar o humor, a concentração e o raciocínio. Em casos mais graves, cadeiras e móveis inadequados podem levar a algum problema ergonômico que prejudica a saúde do colaborador.
A Caderode possui uma linha completa de cadeiras pensadas e desenvolvidas especialmente para salas de reuniões. São peças que oferecem todo o conforto e bem-estar que uma reunião pede, além de atender às normas de ergonomia em espaços corporativos.
Pronto! Com essas dicas, você já tem um caminho certeiro para aumentar a produtividade de suas reuniões. Desde um melhor planejamento até o uso de móveis e cadeiras mais adequados, essas melhorias levam a sua equipe a ser mais eficiente.